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En virtud de las reuniones mantenidas con la Dirección de Programas y Normas de Procedimientos Aduaneros (DI PNPA), el Centro Despachantes de Aduana (CDA) informa sus asociados que próximamente se dará inicio al procedimiento para la desafectación y destrucción de los legajos aduaneros del período de 03/08/2009 al 31/12/2009.

De acuerdo a lo informado por la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), en el mes de agosto de 2022, se pondrá en marcha el procedimiento para la desafectación y destrucción de los legajos aduaneros, según lo establecido en la Resolución General (AFIP) N° 5043.

Este proceso será de aplicación, en una primera etapa, para una determinada nómina conformada por los legajos digitalizados (estado “DIGI”) que se encuentren con plazo de guarda cumplido y que correspondan al período desde 03/08/2009 al 31/12/2009; para posteriormente avanzar sobre los períodos anuales subsiguientes.

Según Resolución General (AFIP) N° 5043, se excluirá de esta nómina, los legajos que presenten alguna de las siguientes condiciones:

a) Rectificativa “B” total pendiente de aprobación del servicio aduanero.

b) Rectificativa “B” total rechazada por el servicio aduanero y sin digitalizar nuevamente.

c) Rectificativa “B” parcial pendiente de aprobación del servicio aduanero.

d) Rectificativa “B” parcial rechazada por el servicio aduanero y sin digitalizar nuevamente.

e) Rectificativa “A” pendiente de aprobación del servicio aduanero.

f) Que fueran requeridos por el servicio aduanero y no devueltos al/a la depositario/a.

g) Que tengan pendiente la presentación de algún documento aduanero.

De esta forma, una vez que el Despachante de Aduana reciba la nómina de legajos autorizados a destruir y advierta que algún legajo correspondiente a ese período (03/08/2009 - 31/12/2009) no se encuentra incluido, es porque el mismo encuadra en algunas de las condiciones anteriormente enumeradas.

Es por ello que, una vez que dicha situación sea regularizada por parte del Depositario Fiel, el legajo pasará a formar parte de la próxima nómina que se enviará en el ciclo siguiente (año 2023).

RESUMEN

• ·         El Despachante de Aduana recibirá una notificación SICNEA con la nómina de lotes de legajos autorizados a destruir. En el caso que la guarda y digitalización la haya efectuado mediante un PSAD, éste también será notificado por medio de un SICNEA.
• ·         El Despachante de Aduana y el PSAD dispondrán de QUINCE (15) días hábiles contados a partir de la notificación SICNEA para controlar que los legajos puedan ser destruidos.
• ·         Transcurrido el plazo de QUINCE (15) días hábiles de haberse notificado el SICNEA, el Despachante de Aduana (SETI / WSE) o el PSAD, contarán con CINCO (5) días hábiles, para enviar un SITA avisando el lugar, fecha y hora en donde se realizará la destrucción de los legajos, debiendo consignar una casilla de correo electrónico y un número de teléfono de contacto.   
• ·         El servicio Aduanero deberá emitir su pronunciamiento mediante SICNEA  con un plazo mínimo de DOS (2) días hábiles de antelación a la fecha de destrucción de los legajos, para el caso de denegar la destrucción o que quiera participar de la misma. En caso que no se den las condiciones antes mencionadas, no enviará ningún SICNEA, lo que permitirá continuar con el procedimiento de  destrucción.
• ·         Producida la destrucción, el Despachante de Aduana (SETI / WSE) o el PSAD deberá comunicar tal situación mediante SITA a la DGA, en los dos días posteriores de producido dicho acto 

ETAPA 1: SICNEA

Por medio del “Sistema de Comunicación y Notificación Electrónica Aduanera” (SICNEA) y con el motivo “LEGAJOS AUTORIZADOS A DESTRUIR”, cada dependencia aduanera de registro notificará a los Despachantes de Aduana acerca de los legajos aduaneros autorizados a su destrucción. Cabe destacar que, quienes hayan optado por un Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD), la misma notificación será enviada al PSAD correspondiente.

En el caso que el Despachante de Aduana no tenga en su poder el legajo que se le designa destruir y no se lo haya entregado a un PSAD, de corresponder, deberá indicarlo sistémicamente en la nómina mediante el servicio con clave fiscal “Gestión de Desafectación de Legajos Aduaneros - Externos”, justificando el motivo e indicando la fecha en que se produjo el evento.

Transcurridos los QUINCE (15) días hábiles desde la notificación SICNEA al Despachante de Aduana, el sistema informático dará por aprobados los legajos autorizados a ser destruidos, por lo que se deberá tener en cuenta que el declarante ya no podrá modificar los datos de la nómina.

ETAPA 2: AVISO DE DESTRUCCIÓN

Depositario Fiel bajo la modalidad de auto-archivo (SETI / WSE)

El Despachante de Aduana dispondrá de un plazo de CINCO (5) días hábiles, contados a partir del vencimiento del plazo de QUINCE (15) días hábiles de la notificación SICNEA, para dar aviso del lugar, fecha y hora en donde se realizará la destrucción de los legajos, debiendo consignar una casilla de correo electrónico y un número de teléfono de contacto.

Dicho aviso, deberá realizarse en forma electrónica a través del “Sistema Informático de Trámites Aduaneros” (SITA) a las aduanas en cuya jurisdicción se encontraren registrados los legajos a destruir.

Cabe destacar que, la fecha indicada para la destrucción de los legajos no deberá ser inferior a los QUINCE (15) días hábiles de efectuado el aviso de destrucción y el lugar será el que disponga el Despachante de Aduana.

Incumplimiento:

De no cumplirse con el plazo de los CINCO (5) días hábiles anteriormente detallados, el Despachante de Aduana recibirá una notificación SICNEA.

Cabe destacar que, el responsable será pasible de las sanciones dispuestas por el Código Aduanero y normas complementarias. Ello sin perjuicio de la suspensión o inhabilitación para continuar operando en el Sistema Informático MALVINA (SIM) como depositario/a fiel o como Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD), según corresponda, conforme lo previsto en el artículo 8° de la Resolución General N° 2.721 y sus modificatorias y del artículo 6º de la Resolución General N° 2.573 y sus modificatorias.

Depositario Fiel bajo la modalidad de PSAD

A partir del vencimiento del plazo de QUINCE (15) días hábiles de haberse notificado el SICNEA, el PSAD será el que se encargue del aviso de destrucción.

ETAPA 3: INTERVENCIÓN DEL SERVICIO ADUANERO.

Recibido el SITA (Etapa 2) por parte del servicio aduanero, éste deberá emitir su pronunciamiento con un plazo mínimo de DOS (2) días hábiles de antelación a la fecha de destrucción de los legajos informada por parte del Despachante de Aduana (SETI o WSE / PSAD).

Dicho pronunciamiento, deberá ser notificado mediante el “Sistema de Comunicación y Notificación Electrónica Aduanera” (SICNEA) y se indicará lo siguiente:

a) El rechazo del aviso, explicando los motivos por los cuales no se dará curso a lo requerido, o

b) La aprobación del aviso, indicando si el servicio aduanero presenciará o no, el acto de destrucción de la documentación.

De no producirse el rechazo o la aprobación del aviso por parte del servicio aduanero dentro del plazo indicado, el interesado estará en condiciones de proceder a la destrucción de la documentación en el lugar, fecha y hora indicada en el trámite SITA oportunamente enviado.

En cualquiera de los casos, el servicio aduanero podrá presenciar el acto de destrucción de los legajos cuando así fuere evaluado por las áreas encargadas de intervenir en el procedimiento de desafectación establecido por la presente.

ETAPA 4: DESTRUCCIÓN DE LOS LEGAJOS

Depositario Fiel bajo la modalidad de auto-archivo (SETI / WSE)

En caso que la destrucción se lleve a cabo con la presencia del servicio aduanero, el Despachante de Aduana, deberá generar un acta de firma conjunta, de acuerdo al modelo “Acta de destrucción” establecido en el Anexo II de la Resolución General (AFIP) 5043 para ser suscripta por al menos DOS (2) funcionarios/rias.

De no contar con la presencia del servicio aduanero, el Despachante de Aduana deberá comunicar dentro del plazo de DOS (2) días hábiles al área competente, que se ha efectuado la destrucción de los legajos aduaneros; para lo cual deberá presentar un informe en carácter de declaración jurada, elaborado conforme al Anexo III de la Resolución General (AFIP) 5043.

Ambos supuestos deberán informarse a través del SITA, indicando el tipo de destrucción, hora de inicio y de finalización, e identificación de la nómina.

Asimismo, deberá adjuntarse un informe con el certificado de destrucción o de recepción de los desechos por parte de una entidad benéfica que participe en programas de reciclaje de papel, de corresponder.

Cuando se efectúe el envío del trámite electrónico SITA, el sistema actualizará automáticamente la novedad e indicará los legajos que han sido destruidos.

Incumplimiento:

De no cumplirse con el plazo de los DOS (2) días hábiles anteriormente detallados, el Despachante de Aduana recibirá una notificación SICNEA.

Cabe destacar que, el responsable será pasible de las sanciones dispuestas por el Código Aduanero y normas complementarias. Ello sin perjuicio de la suspensión o inhabilitación para continuar operando en el Sistema Informático MALVINA (SIM) como depositario/a fiel o como Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización (PSAD), según corresponda, conforme lo previsto en el artículo 8° de la Resolución General N° 2.721 y sus modificatorias y del artículo 6º de la Resolución General N° 2.573 y sus modificatorias.

Depositario Fiel bajo la modalidad de PSAD

En caso que la destrucción se lleve a cabo con la presencia del servicio aduanero, o no, será el PSAD el que se encargará de todos los trámites.

Nota relacionada:

 -  Ver FLUJOGRAMA: Procedimiento para la desafectación y destrucción de los legajos aduaneros

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